penganggaran perusahaan

MAKALAH

PENGANGGARAN PERUSAHAAN

ANGGARAN BIAYA ADMINISTRASI UMUM

Dosen  : Isnan Murdiansyah, SE.MSA.,Ak

 

Dibuat oleh :

Abdillah Ibrahim Imam Safi’i Naufal Afnani Nuri Bisiranawati Putri Siah Hapsari

211131390 211131403 211131412 211131413 211131416

JURUSAN AKUNTANSI

SEKOLAH TINGGI ILMU EKONOMI WIDYA GAMA

LUMAJANG

2014

ANGGARAN BIAYA UMUM DAN ADMINISTRASI

A.   PENGERTIAN ANGGARAN BIAYA UMUM DAN ADMINISTRASI

Anggaran biaya umum adalah anggaran yang berisi semua biaya-biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan untuk direksi dan stafnya, bagian keuangan dan bagian administrasi.

Anggaran administrasi yaitu anggaran yang berisi biaya-biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan untuk kegiatan-kegiatan  yang menunjang usaha perusahaan diluar kegiatan pabrik. Anggaran biaya administrasi merupakan anggaran yang disusun secara terperinci tentang besarnya biaya administrasi perusahaan dan biaya-biaya lain untuk keperluan secara keseluruhan dari perusahaan.

Bersama-sama dengan anggaran distribusi, maka anggaran biaya umum dan administrasi ini akan membentuk anggaran biaya operasional (operating expense budget).

Biaya administrasi umum merupakan biaya yang terjadi dibagian administrasi umum. Bagian ini pada umumnya merupakan bagian yang terdiri dari beraneka ragam pekerjaan (selain pekerjaan pabrik dan penjualan) dan karena banyaknya sering disebut sebagai bagian umum. Sesuai dengan namanya yaitu bagian administrasi umum, maka bagian ini akan mengurusi masalah-masalah administrasi perusahaan (kecuali administrasi penjualan dan administrasi pabrik) serta hal-hal lainnya yang berhubungan dengan kepentingan perusahaan secara umum. Fasilitas-fasilitas perusahaan untuk para karyawan baik dari pimpinan perusahaan sampai dengan karyawan yang paling bawah akan diurusi didalam bagian ini. Dengan demikian maka besar dan kecilnya suatu perusahaan akan mempengarhi banyak dan sedikitnya serta kompleks dan tidaknya permasalahan yang timbul didalam bagian administrasi umum ini.

Pada umumnya bentuk dari anggaran ini adalah sama pula sebagaimana yang lain, yaitu terdiri dari kolom keterangan dan kolom jumlah rupiah dari masing-masing pos anggaran yang ada. Beberapa perusahaan yang telah mempunyai dan mempergunakan kode rekening untuk setiap pos anggaran yang ada, maka kode rekening ini akan diletakkan pada kolom paling kiri, yaitu sebelum kolom keterangan. 

Hal ini menggambarkan bahwa jika perusahaan membagi kantor administrasi menjadi beberapa bagian, maka rencana tentang biaya administrasi dan masing-masing bagian tersebut juga harus diperinci dan dipisahkan secara jelas.

Termasuk dalam beban ini adalah :

a.    Gaji pegawai bagian adminstrasi

b.    Biaya tulis menulis

c.    Penyusutan atau depresi bangunan kantor

d.    Penyusutan atau depresi inventaris kantor

e.    Biaya telefon

f.     Biaya listrik

g.    Gaji pimpinan perusahaan dan staf, dan lain-lain

Biaya operasi ini sifatnya berubah-ubah sejalan dengan kegiatan perusahaan atau biasanya biaya operasi ini tergolong pada biaya variabel.

Ada beberapa bagian yang biasanya dipergunakan dalam kantor administrasi dan umum antara lain :

a.    Bagian secretariat

b.     Bagian keuangan

c.    Bagian perlengkapan

d.    Bagian personalia

e.    Bagian perhubungan

Dalam penyusunan anggaran biaya administrasi ada beberapa faktor yang mempengaruhi penyusunan anggaran biaya administrasi antara lain:

a.    Anggaran penjualan

b.    Anggaran unit yang diproduksikan

c.    Berbagai standar yang telah ditetapkan perusahaan

d.    System pembayaran upah (gaji)

e.    Metode depresiasi

f.     Metode alokasi biaya

B.   PEMBAGIAN BIAYA BERSAMA

Biaya bersama akan muncul akibat penggunaan fasilitas secara bersama. Misalnya sebuah gedung dipakai oleh bagian penjualan, bagian pabrik dan untuk kantor administrasi. Karena dipakai bersama maka secara proporsional biaya depresiasi gedung tersebut akan dialokasikan atau akan ditanggung oleh masing-masing bagian sesuai dengan luas gedung yang digunakan. Dasar yang digunakan untuk pembagian biaya bersama tergantung pada fasilitas tersebut. Misalnya untuk gedung didasarkan pada luas bangunan, kendaraan didasarkan kilometer pemakaian,dan lain sebagainya.

C.   KEGUNAAN ANGGARAN BIAYA ADMINISTRASI

Kegunaan Budget Biaya Administrasi :

1. Secara umum mempunyai Tiga Kegunaan pokok (sebagai kegunaan Manajerial) yaitu :
1. sebagai pedoman kerja,
2. sebagai alat manajemen untuk menciptakan koordinasi kerja
3. sebagai alat manajemen untuk melakukan evaluasi atau pengawasan kerja

2.    Secara khusus mempunyai kegunaan antara lain Sebagai dasar untuk menyusun budget kas karena sebagian dari biaya administrasi memerlukan  pembayaran atau pengeluaran kas. Sedangkan sebagian lain dari biaya administrasi  tidak memerlukan pembayaran atau pengeluaran kas, seperti misalnya biaya depresiasi dari aktiva tetap yang ada di lingkungan Bagian Administrasi Umum.

D.   PENYUSUNAN ANGGARAN BIAYA ADMINISTRASI

Dalam mempersiapkan dan menyusun anggaran sangat tergantung pada struktur organisasi dari masing-masing perusahaan, akan tetapi pada garis besarnya tugas mempersiapkan dan menyusun anggaran dapat didelegasikan kepada :

1. Bagian administrasi, bagi perusahaan kecil. Hal ini disebabkan karena kegiatan-kegiatan perusahaan tidak terlalu kompleks, sederhana dengan ruang lingkup terbatas, sehingga tugas penyusunan anggaran dapat diserahkan kepada salah satu bagian saja dari perusahaan yang bersangkutan. Dibagian administrasi inilah terkumpul semua data-data dan informasi yang meliputi seluruh kegiatan perusahaan, baik kegiatan di bidang pemasaran, kegiatan di bidang produksi, kegiatan di bidang pembelanjaan, maupun kegiatan di bidang personalia. Dengan bekal data dan informasi tersebut ditambah dengan data dan informasi dari luar perusahaan (ekstern), bagian administrasi diharapkan lebih mampu menyusun anggaran daripada bagian-bagian lain dalam perusahaan.
2. Panitia anggaran, bagi perusahaan yang besar. Hal ini disebabkan karena kegiatan perusahaan yang cukup kompleks, beraneka ragam, dengan ruang lingkup yang cukup luas, sehingga bagian administrasi tidak mungkin dan tidak mampu lagi menyusun anggaran sendiri tanpa partisipasi secara aktif bagian-bagian lain dalam perusahaan. Oleh karena itu tugas menyusun anggaran perlu melibatkan semua unsur yang mewakili semua bagian yang ada dalam perusahaan, yang duduk dalam panitia anggaran . Tim penyusun anggaran ini biasanya diketuai oleh salah seorang pimpinan perusahaan dengan anggota-anggota yang mewakili bagian pemasaran, bagian produksi, bagian perbelanjaan serta bagian personalia.

Sebelum disyahkan oleh pimpinan tertinggi perusahaan, masih dimungkinkan pula untuk diadakannya pembahasan-pembahasan antara pimpinan tertinggi perusahaan dengan pihak yang diserahi tugas menyusun rancangan anggaran tersebut.

Setelah disyahkan oleh pimpinan tertinggi perusahaan, maka rancangan anggaran tersebut telah menjadi anggaran yang defenitif, yang akan dijadikan sebagai pedoman kerja, sebagai alat pengkoordinasian kerja dan sebagai alat pengawasan. Bilamana tugas penyusunan rancangan anggaran serta anggaran yang defenitif telah selesai, maka panitia anggaran tidak bubar, melainkan secara berkala masih perlu mengadakan pertemuan-pertemuan konsultatif guna membahas pelaksanaan anggaran tersebut dari waktu ke waktu, untuk meningkatkan kerja sama dan koordinasi, serta mengadakan revisi-revisi terhadap anggaran yang telah disusun bilamana memang dirasa perlu.

Karena biaya administrasi terdiri dari berbagai biaya maka dalam menentukan besarnya biaya administrasi pada waktu yang akan datang  perlu didasarkan pada sifat biaya masing-masing komponen biaya tersebut.

~  Biaya tetap

Untuk biaya-biaya yang sifatnya tetap seperti depresiasi, gaji karyawan maka penentuan biaya pada periode yang akan datang didasarkan pada periode sebelumnya.

~  Biaya variabel

Untuk biaya-biaya yang sifatnya variabel seperti kertas dan alat tulis dan peralatan habis pakai lainnya, maka penentuan tersebut biaya pada periode yang akan datang didasarkan pada tarif biaya tersebut pada waktu yang lalu. Berbeda dengan biaya tetap, tarif biaya variabel memerlukan penyesuaian karena perubahan harga-harga yang terjadi di pasar.

~  Biaya semivariabel

Untuk biaya-biaya yang sifatnya semivariabel seperti pemeliharaan gedung, maka penentuan biaya pada periode yang akan datang didasarkan pada analisis terhadap biaya tersebut. Sebagian biaya yang bersifat tetap besarnya sama dengan periode sebelumnya, sedang sebagian yang bersifat variabel akan ditentukan berdasarkan tertentu.

Data dan informasi yang diperlukan untuk menyusun Budget Biaya administrasi  antara lain :

~  Rencana penjualan yang tertuang dalam butget penjualan. Khususnya tentang kuantitas dari masing-masing jenis barang yang akan dijual dari waktu ke waktu yang akan datang. Hal ini disebabkan karna kegiatan penjualan termasuk salah satu kegiatan yang dicatat dan diadministrasikan oleh bagian umum administrasi perusahaan.

~  Rencana produksi yang tertuang dalam butget unit yang akan diproduksikan, khusus nya tentang jumblah kuantitas dari masing-masing jenis barang yang akan diproduksikan dari waktu ke waktu (bulan ke bulan) selama periode tertentu yang akan datang.

~  Berbagai satandar biaya-biaya yang termasuk dalam kelompok biaya administrasi yang telah di tetapkan perusahaan. Standar-satandar biaya semacam ini sangat diperlukan oleh perusahaan, untuk mengendalikan efesiensi kerja para karyawan (controlling). Standar biaya-biaya yang termasuk dalam kelommpok biaya administrasi ini dihimpun menjadi satu dalam suatu anggran variable (variable butget) besama-sama dengan standar-standar biaya yang termasuk dalam kelompok biaya pabrik tidak langsung.

~  Sistem pembayaran upah (gaji) yang dipakai oleh perusahaan, khususnya upah yang di bayarkan oleh perusahaaan kepada karyawan dibagian administrasi umum.

~  Metode depresiasi yang dipakai oleh perusahaan, khususnya depresiasi terhadap aktiva tetap pada bagian administrasi umum.

~  Metode alokasi biaya yang dipakai oleh perusahaan untuk membagi (distribusi) biaya-biaya yang semula merukan satu kesatuan biaya bersama (join cost) kedalam kelompok-kelompok sesuai dengan tempat dimana biaya itu terdapat atau terjadi.

E.   CONTOH SOAL

Contoh Budget Biaya Administrasi Triwulan I :

PT. XYZ Persada, sesuai dengan struktur organisasinya membagi bagian administrasi umum menjadi tiga  Subbagian : Sub Bagian Sekretariat, Sub bagian Pembukuan dan Sub Bagian Rumah Tangga. Untuk Keperluan penyusunan Budget Biaya Administrasi Tahun 2009 perusahaan telah menetapkan standar biaya beserta alokasinya sebagai berikut :

·         Besarnya gaji karyawan administrasi umum ditetapkan dalam jumlah tertentu untuk satu bulan dan tidak di pengaruhi banyak sedikitnya produksi atau penjualan  pada bulan yang berangkutan. Selama tahun 2009 direncanakan ada kenaikan gaji pada bulan Mei sebesar 10% , sebagai contoh tiap bulannya gaji karyawan pada masing-masing Sub Bagian adalah sebagai berikut :

- Sub Bagian Sekretariat        :                Rp. 12.000.000,-

- Sub Bagian Pembukuan       :               Rp. 11.000.000,-

- Sub Bagian Rumah Tangga  :               Rp. 10.000.000,-

·         Besarnya Biaya Bahan Pembantu untuk keperluan administrasi bagi masing-masing sub bagian pada bulan Januari s/d April 2009 adalah :

- Sub Bagian Sekretariat         :               Rp. 750.000 di tambah Rp. 60 per JKTKL

- Sub Bagian Pembukuan       :               Rp. 600.000 di tambah Rp. 60 per JKTKL

- Sub Bagian Rumah Tangga :               Rp. 750.000 di tambah Rp. 60 per JKTKL

Berdasarkan budget upah TKL yang telah terlebih dulu di susun diketahui bahwa pada tiap bulannya Januari s/d April 2009  yang akan datang perusahaan akan melakukan produksi selama 51.000 JKTKL

·         Besarnya biaya pemeliharaan Gedung untuk tiap bulannya Januari s/d April 2009 direncanakan sebesar Rp. 1.000.000 ditambah dengan Rp. 5 per JKTKL. Bagian Administrasi Umum memikul 10% dari Biaya Pemeliharaan Gedung tersebut dan berdasarkan perbandingan luas masing-masing Sub Bagian yang ada di bagian Administrasi Umum ditetapkan perbandingan sebagai berikut :

- Sub Bagian Sekretariat         :               40%

- Sub Bagian Pembukuan       :               30%

- Sub Bagian Rumah Tangga :               30%

·         Besarnya Biaya pemeliharaan alat-alat untuk masing-masing sub bagian di bagian Administrasi Umum telah ditetapkan untuk tiap bulannya Januari s/d April 2009 :

- Sub Bagian Sekretariat         :               Rp. 100.000 di tambah Rp. 40 per JKTKL

- Sub Bagian Pembukuan       :               Rp. 100.000 di tambah Rp. 40 per JKTKL

- Sub Bagian Rumah Tangga :               Rp. 100.000 di tambah Rp. 40 per JKTKL

·         Besarnya Biaya Listrik Perusahaan untuk tiap bulannya  diperkirakan selalu sama  sebesar Rp. 1.000.000,-  Bagian Administrasi Umum memikul 30% dari Biaya Listrik  tersebut dan berdasarkan perbandingan penggunaan watt masing-masing Sub Bagian yang ada di bagian Administrasi Umum ditetapkan perbandingan sebagai berikut :

- Sub Bagian Sekretariat         :               40%

- Sub Bagian Pembukuan       :               30%

- Sub Bagian Rumah Tangga :               30%

·         Besarnya Biaya Depresiasi Gedung  untuk tiap bulannya  dengan mengunakan Metode Garis Lurus  Rp. 3.000.000,- per bulan.  Bagian Administrasi Umum memikul 15% dari Biaya Depresiasi  tersebut dan berdasarkan perbandingan luas  masing-masing Sub Bagian yang ada di bagian Administrasi Umum ditetapkan perbandingan sebagai berikut :

- Sub Bagian Sekretariat         :               40%

- Sub Bagian Pembukuan       :               30%

- Sub Bagian Rumah Tangga :               30%

·         Besarnya Biaya Depresiasi Alat-alat  untuk tiap bulannya  dengan mengunakan Metode Garis Lurus  ditetapkan di bagian Administrasi Umum  sebagai berikut :

- Sub Bagian Sekretariat        :               Rp. 75.000,- per bulan

- Sub Bagian Pembukuan      :               Rp. 110.000,- per bulan

- Sub Bagian Rumah Tangga :               Rp. 80.000,- per bulan

PT XYZ Persada. Budget Biaya Administrasi Umum
Januari – Maret 2009
				(Rupiah)
Keterangan	Sekretariat	Pembukuan	Rumah Tangga	Jumlah
Januari
Gaji Karyawan	12.000.000	11.000.000	10.000.000	33.000.000
Bahan Pembantu	3.810.000	3.660.000	3.810.000	11.280.000
Pemeliharaan Gedung	50.200	37.650	37.650	125.500
Pemeliharaan Alat	2.140.000	2.140.000	2.140.000	6.420.000
Listrik	120.000	90.000	90.000	300.000
Depresiasi Gedung	180.000	135.000	135.000	450.000
Depresiasi Alat-alat	75.000	110.000	80.000	265.000
Jumlah	18.375.200	17.172.650	16.292.650	51.840.500
Februari
Gaji Karyawan	12.000.000	11.000.000	10.000.000	33.000.000
Bahan Pembantu	3.810.000	3.660.000	3.810.000	11.280.000
Pemeliharaan Gedung	50.200	37.650	37.650	125.500
Pemeliharaan Alat	2.140.000	2.140.000	2.140.000	6.420.000
Listrik	120.000	90.000	90.000	300.000
Depresiasi Gedung	180.000	135.000	135.000	450.000
Depresiasi Alat	75.000	110.000	80.000	265.000
Jumlah	18.375.200	17.172.650	16.292.650	51.840.500
Februari
Gaji Karyawan	12.000.000	11.000.000	10.000.000	33.000.000
Bahan Pembantu	3.810.000	3.660.000	3.810.000	11.280.000
Pemeliharaan Gedung	50.200	37.650	37.650	125.500
Pemeliharaan Alat	2.140.000	2.140.000	2.140.000	6.420.000
Listrik	120.000	90.000	90.000	300.000
Depresiasi Gedung	180.000	135.000	135.000	450.000
Depresiasi Alat	75.000	110.000	80.000	265.000
Jumlah	18.375.200	17.172.650	16.292.650	51.840.500
Jumlah Triwulan I	55.125.600	51.517.950	48.877.950	155.521.500

Daftar Pustaka

Haruman,Tendi dan Sri Rahayu.2007. Penyusunan Anggaran Perusahaan. Penerbit Graha Ilmu: Yogyakarta.

Adisaputro,Gunawan dan Marwan Asri.2008. Anggaran Perusahaan. Penerbit BPFE-Yogyakarta.